4 fatores que podem secretamente roubar a produtividade do seu dia

Existem diversos fatores que podem atrapalhar a sua produtividade e muitos deles são óbvios. Como: possíveis distrações, multitarefas, equipamento inadequado, entre outros amplamente conhecidos. Mas hoje vamos falar sobre 4 fatores não tão óbvios que podem estar secretamente roubando a produtividade do seu dia.

A verdade é que, sendo honesto, esse artigo poderia se chamar 4 fatores que percebi que reduzem a minha própria produtividade. Foi pensando nisso – e pesquisando muito a respeito – que cheguei nos seguintes conceitos abaixo. Ao passo que reduzem tanto a minha produtividade, quanto a de muitas outras pessoas preocupadas com um desenvolvimento contínuo.

1. Perfeccionismo/Overthinking

Sim, pode parecer um clichê, mas explicarei melhor a partir de exemplos práticos para que você possa inseri-los em sua realidade e compreender como isso pode estar tornando seu dia menos produtivo.

Há dois anos iniciei dois projetos que infelizmente ficaram estagnados por mais de 6 meses. Isso por uma simples tendência em querer ajustar detalhes de novo e de novo sem realmente colocar nada para rodar. Até o dia em que resolvi montar um cronograma de publicação do projeto com o comprometimento de segui-lo. Mesmo que tivesse algum detalhe de design que não agradasse ou se o posicionamento e planejamento não estivessem exatamente como o esperado.

E, quanto a isso, hoje é fácil enxergar que existem tantos fatores externos que fogem do nosso controle. Ao passo que é quase utópico esperar que todos os detalhes saiam exatamente como imaginado. É preciso saber que existe uma margem entre planejamento e realidade

A partir desse momento, com um passo de cada vez, esses projetos criaram forma. Assim, eles cresceram e começaram a monetizar. Portanto, abriram espaço para melhorias e aperfeiçoamentos enquanto tudo já estava funcionando e trazendo retorno.

Exemplo de Perfeccionismo

Esse processo acaba fazendo com que você passe por situações que nunca aconteceriam apenas no papel. Desse modo, trazem mais experiência e aprendizado. Em um famoso livro chamado “Art and Fear”, o autor David Bayles exemplifica esse conceito com uma história bem interessante.

Nessa história, um professor de cerâmica divide sua classe em duas turmas. Para uma metade da classe foi dito que a avaliação seria baseada na qualidade de um único pote de cerâmica desenvolvido por eles. Para a outra metade, que seriam avaliados apenas pela quantidade de potes que conseguissem criar durante o período. A essa altura vocês já devem imaginar o resultado ao final da aula, né? Todos os melhores potes avaliados objetivamente foram frutos da metade focada na quantidade e não na qualidade!

A metade da classe focada na qualidade investiu a maior parte do tempo teorizando como desenvolver um pote perfeito. Enquanto que a outra metade investiu seu tempo em realmente produzir potes. E, através da prática e aprendendo com seus erros, ficaram melhores em termos de qualidade também!

Resolvendo o Perfeccionismo

Então, se você é assim como eu, e sente que passa por isso em seu trabalho, crie um cronograma e agarre-se a ele. Por isso, dê prazos para seus projetos que você deverá colocar para funcionar. Acostume-se com o fato de que nem tudo vai sair, de início, como planejado. Entretanto, ajustes contínuos fazem parte do processo e muitas vezes só podem ser aplicados ao longo do percurso.

2. Caos organizacional

O próximo fator que pode atrasar a sua produtividade silenciosamente, costumo chamar de caos organizacional. Trata-se basicamente de tarefas em seu quadro de gerenciamento que estão atrasadas há dias ou coisas que estão acumuladas em sua mesa durante semanas; caixa de email com centenas de mensagens não lidas, entre outras que você deve conhecer.

Ao longo do tempo, qualquer sistema de gerenciamento de tarefas ou espaço de trabalho acaba ficando um pouco bagunçado, pouco a pouco, até que isso começa a minar sua eficiência

É como se fosse a famosa história do sapo dentro da água fervendo. Na verdade, essa história não é verídica. Porém, representa bem o que queremos pontuar, rs. Na história, o sapo se sente confortável na água enquanto ela ainda está aos poucos sendo aquecida, até chegar ao ponto de ferver sem que ele perceba e saia da água. E como você pode imaginar, não tem um final feliz.

Isso é o mesmo que ocorre com seu sistema organizacional: coisas vão acumulando pouco a pouco e não nos damos conta até que já esteja comprometendo nossa eficiência.

Por isso, o que gosto de fazer é reservar um período em um dia da semana onde olho para todo esse pontos: tarefas incompletas, espaço de trabalho, minha agenda, minha caixa de emails e etc e me pergunto: Como posso resetar isso para o estado padrão?

Produtividade

3. Acreditar que VOCÊ é exceção à regra

Qual é a regra? Bom, a regra pode ser qualquer recomendação já amplamente conhecida e comprovada de melhoria de eficiência, como dormir pelo menos 7 horas por dia ou que fechar todas as abas, slack e WhatsApp para focar em uma tarefa específica e assim por diante.

Às vezes pensamos: bom mas se eu focar em desenvolver uma técnica hiper eficiente, posso driblar essa regra e blábláblá. Claro, pode ser que até aconteça em porcentagens extremamente raras.

Porém, é importante perceber que na maioria das vezes nós não somos essa exceção. Por isso, é muito melhor seguir as melhores práticas já estabelecidas e recomendadas para o que quer que seja que você pretende fazer.

4. Não ajustar-se a atrasos ocasionais de tarefas

Quando planejo fazer uma lista de tarefas no dia e não consigo finalizá-la – seja por uma interrupção inesperada ou pela dificuldade de uma tarefa específica – no dia seguinte, geralmente, acordo me iludindo a acreditar que posso fazer tudo o que não foi feito ontem e ainda finalizar tudo que estava planejado para o dia.

Porém é preciso perceber que, se no dia anterior não foi possível finalizar o que precisava, então, onde você parou passa a ser seu novo ponto de partida. Se não foi possível realizar tudo que planejou antes, como poderia ser possível realizar o que ficou e mais um dia inteiro de tarefas?

Preste atenção: isso não quer dizer que você não deve trabalhar duro e tentar recuperar o atraso. Mas só se for possível! O problema é que muitos se condenam pelo fato de não conseguir finalizar o planejado e isso, pouco a pouco, dia após dia, pode te consumir e simplesmente minar sua eficiência, só piorando a situação.

Ajuste-se!

Portanto, tente ser flexível, adaptar-se ao seu novo ponto de partida, reestruturar o seu plano e seguir adiante com foco e motivação

E digo mais, mesmo se o atraso foi causado por sua própria procrastinação ou alguma falha de produtividade de sua parte, ainda assim não se critique demais. Considere isso como seu primeiro erro e programe-se para que não aconteça novamente. O que você quer evitar é seu segundo erro: aquele que começa a desenhar um padrão. Com esse você deve se policiar!

Como James Clare costuma dizer:  “One mistake is just an outlier. Two mistakes is the beginning of a pattern”

No final das contas, cometer erros é uma parte essencial de crescimento, desde que você possa identificá-los e aprender com eles.

Agora falando de fatores óbvios, sabemos que a procrastinação é um dos piores ladrões da produtividade. Não tem como negar: todos nós já passamos por momentos nos quais empurramos para frente aquela tarefa mais complicada, encontramos outra coisa mais interessante para fazer e assim por diante…

Pensando nisso, resolvi escrever um artigo completo para você que pretende dar um fim nisso de uma vez por todas e colocar a mão na massa: Como Vencer a Procrastinação e concluir seu trabalho: 5 Dicas práticas que funcionam!

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