O que é KPI? Entenda o significado, suas aplicações e como lidar com eles

Um KPI é um valor mensurável (que pode ser medido) e sempre demonstra a eficácia da empresa ou do setor em que trabalhamos.

A sigla KPI significa Key Performance Indicator, traduzindo do inglês: Indicador Chave de Performance.

Sendo assim, as organizações utilizam KPIs em vários níveis hierárquicos da empresa, para acompanhar os indicadores de desempenho e avaliar se estão adequados ou não.

Agora, vamos aprofundar um pouco no tema e entrar em alguns pontos extremamente necessários para que além da definição, possamos entender sua efetividade e aplicação.

Porque o KPI é importante para a Empresa?

Agora que já entendemos que o KPI representa o principal indicador de desempenho, ele é tão valioso quanto as ações da empresa na bolsa de valores.

Olhando para os KPIs de uma empresa, nós devemos entender sua atividade fim e também o que a torna sustentável e lucrativa.

Os indicadores chave de desempenho devem transmitir os objetivos da empresa e a partir deles desdobrar para cada área do negócio.

Um aspecto importante dos KPIs, que muitas vezes é negligenciado, é que eles são uma forma de comunicação.

Dessa forma, se essa comunicação for realizada com informações sucintas, claras e relevantes, a chance de serem absorvidas e colocadas em prática aumentam (e muito!).

Falando sobre o desenvolvimento de estratégias para formular KPIs, sua equipe deve começar com o básico!

Entender quais são os objetivos organizacionais, como você planeja alcançá-los e quem pode agir com base nessas informações é essencial.

Este deve ser um processo iterativo, que envolve feedback de analistas, chefes de departamentos e gerentes.

À medida que a estratégia se desenvolve, você irá obter uma melhor compreensão de quais processos do negócio precisam ser medidos.

Além disso, é de suma importância um painel de indicadores (relatórios, gráficos, tabelas, etc) e com quem devem ser compartilhadas essas informações.

Como definir um KPI?

Definir bons indicadores pode ser algo complicado, mas é algo que deve sempre ser feito!

Cada KPI deve estar relacionado a um resultado comercial específico e com medida de desempenho.

Portanto, eles precisam ser definidos de acordo com os objetivos críticos ou essenciais do negócios.

Por isso, siga os passos seguintes para definição de um bom KPI:

  • Qual é o resultado desejado?
  • Por que esse resultado é importante?
  • Como você vai medir o progresso?
  • Como você pode influenciar nesse resultado?
  • Quem é o responsável por esse resultado?
  • Como você vai saber que atingiu sua meta?
  • Com qual frequência você vai rever o progresso em direção ao resultado?

Essas são algumas perguntas essenciais para construção de um indicador chave de desempenho (KPI).

Para exemplificar e tornar mais fácil a compreensão desses passos, vamos imaginar o seguinte:

Digamos que seu objetivo seja a fim de aumentar as receitas de vendas em 40% neste ano.

Então o seu indicador chave de desempenho (KPI), será o crescimento na receita de vendas.

  • Qual é o resultado desejado?
  • R: Aumentar a receita de vendas em 40%.
  • Por que esse resultado é importante?
  • R: Atingir essa meta irá permitir que o negócio se torne lucrativos.
  • Como você vai medir o progresso?
  • R: O progresso será medido como um aumento na receita medida em reais.
  • Como você pode influenciar nesse resultado?
  • R: Iremos Contratar pessoas para nosso time de vendas, trabalhar nossa base de clientes para que comprem mais produtos nossos.
  • Quem é o responsável por esse resultado?
  • R: O diretor de vendas será o responsável pelo KPI
  • Como você vai saber que atingiu sua meta?
  • R: Receita terá aumentado em 40% este ano.
  • Com qual frequência você vai rever o progresso em direção ao resultado?
  • R: Esse progresso será revisto mensalmente.

Metodologia SMART

Uma maneira de avaliar a relevância de um indicador chave de desempenho (KPI), é usar o método SMART.

Ao passo que SMART é um acrônimo de:

  • Specific (Específica)
  • Measurable (Mensurável)
  • Attainable (Atingível)
  • Relevant (Relevante)
  • Time-bound (Temporal)

A ideia é encarar os KPI’s e se perguntar:

  • Seu objetivo é específico?
  • Você pode medir o progresso em direção a esse objetivo?
  • Essa é uma meta realisticamente atingível?
  • Quão relevante esse indicador é para o negócio?
  • Em quanto tempo essa meta será atingida?

Ainda podemos adicionar um pouco mais, colocando também as etapas de avaliação e reavaliação.

De fato, essas duas etapas são também de extrema importância, pois garantem que você avalie continuamente seus KPIs e sua relevância para seus negócios.

Por exemplo, se você excedeu sua meta de receita para o ano atual, você deve determinar se isso foi porque sua meta era muito baixa ou se isso deverá ser atribuído a outro fator.

Como Escrever e Desenvolver KPI

Ao escrever ou desenvolver um KPI, você precisa considerar como esse KPI se relaciona com um objetivo ou um objetivo de negócio específico.

Os KPIs precisam ser personalizados para sua situação de negócios e devem ser desenvolvidos para ajudá-lo a atingir suas metas.

Desse modo, siga estas etapas ao escrever um KPI:

Escreva um objetivo claro para o seu KPI

Descrever um objetivo claro para seu indicador chave de desempenho é uma das partes mais importantes na parte de desenvolvimento do seu KPI.

Assim, um KPI precisa estar intimamente ligado a um objetivo comercial importante.

Não apenas um objetivo de negócios, ou algo que alguém em sua organização possa achar importante. Afinal, ele precisa ser essencial para o sucesso da organização.

Caso contrário, você estará apontando para um alvo que não conseguirá trazer resultado.

Isso significa que, na melhor das hipóteses, você está trabalhando para uma meta que não causa impacto para sua organização.

Na pior das hipóteses, isso resultará em seu negócio desperdiçando tempo, dinheiro e outros recursos que seriam melhor direcionados para outros lugares.

Então, o principal argumento é o seguinte:

Os KPIs precisam ser mais do que apenas números arbitrários.

Eles precisam expressar algo estratégico sobre o que sua organização está tentando fazer.

Você pode (ou deve ser capaz de) aprender muito sobre o modelo de negócios de uma empresa apenas observando seus KPIs.

Sem escrever um objetivo claro, tudo isso será perdido.

Compartilhe seu KPI com as partes interessadas

Seu KPI será inútil se não for comunicado corretamente.

Como seus funcionários, as pessoas encarregadas de realizar sua visão para a organização, devem cumprir suas metas se não souberem o que são?

Ou pior ainda, não compartilhar os riscos, aliena e frustra seus funcionários e outras partes interessadas que não conseguem ver a direção na qual sua organização está indo.

Inegavelmente, outro ponto importante é que eles precisam ser comunicados imediatamente.

Dessa forma, os KPIs precisam de contexto para serem eficazes.

Isso só pode ser feito se você explicar não apenas o que está medindo, mas porquê está medindo isso.

Caso contrário, eles são apenas números em uma tela que não têm significado para você ou para seus funcionários.

E o mais importante de tudo? Ouça seus colaboradores!

Os KPIs não são infalíveis. Nem serão necessariamente óbvios para todos os envolvidos.

Ouvir seus funcionários lhe ajudará a identificar onde as metas subjacentes de sua organização não estão sendo comunicadas corretamente.

Além disso, escutar seus colaboradores pode lhe dar algumas ideias sobre como melhorar seus KPIs.

Revise seus KPIs regularmente

Revisar seus KPIs regularmente é essencial para sua manutenção e desenvolvimento.

Mas é igualmente essencial acompanhar seu progresso no que diz respeito ao quanto foi bem-sucedido no desenvolvimento do KPI.

Ao passo que nem todos os KPIs são bem-sucedidos. Alguns têm objetivos que são inatingíveis.

Alguns não conseguem acompanhar o objetivo de negócio subjacente que deveriam alcançar.

Somente fazendo check-in regularmente é possível decidir se é hora de alterar seus KPIs.

Certifique-se de que o KPI seja Atingível

Definir metas atingíveis para sua equipe é essencial.

Uma meta muito arrojada arrisca a sua equipe desistir antes mesmo de começar.

Em contrapartida, se definirmos uma meta muito baixa, a produtividade da sua equipe será afetada e o fato de bater a meta não será tão gratificante assim.

Uma análise do seu desempenho atual é essencial. Sem isso, você fica à procura de números que não condizem com a realidade.

Seu desempenho atual também é um bom ponto de partida para decidir sobre as áreas em que você precisa melhorar.

Comece a pesquisar os dados que você já coletou para definir uma linha de base para o que você realizou no passado.

Por isso, ferramentas de análise de dados, contabilidade entre outros números que sua empresa contribui, são essenciais para serem utilizadas neste momento.

Atualize seus KPIs se necessário

Os KPIs não são estáticos e nem devem ser!

Eles sempre precisam evoluir, serem atualizados e mudar conforme a necessidade.

Se você está definindo e esquecendo seus KPIs, corre o risco de buscar objetivos que não são mais relevantes para sua empresa.

Crie o hábito de revisar regularmente, não apenas para ver como você está se saindo em relação aos seus KPIs, mas sobre quais KPIs precisam ser alterados ou descartados completamente.

Para alguém que nunca desenvolveu um KPI antes, tudo isso pode parecer cansativo.

Mas aqui está a boa notícia: depois de passar por esse processo algumas vezes, será muito mais fácil usá-lo novamente no futuro.

Exemplos de KPI

Agora vamos falar sobre alguns exemplos e como calcular esses indicadores para que você veja além dos números e entenda o impacto que a mudança deles gera no seu negócio.

Vou citar 3 exemplos rápidos para mostrar a importância deles:

1. Taxa de Conversão

Taxa de Conversão é um ótimo KPI para avaliar o quão efetivo um determinado setor está sendo mediante a demanda que ele recebe.

Por exemplo, seu time comercial recebeu uma base de mil potenciais clientes para trabalhar.

Depois de um período você verificou que eles conseguiram vender seu produto/serviço para cento e cinquenta clientes.

Isso significa que dentre mil pessoas, eles conseguiram converter em venda cento e cinquenta, e essa quantidade de clientes representa 15% do total.

Então, a sua taxa de conversão para essa lista de mil pessoas foi de 15%.

Agora é o seu momento de avaliar e pensar, isso foi suficiente?

Está de acordo com o que planejei?

Se está abaixo do planejado, qual ação podemos tomar para melhorar essa taxa?

Essas são algumas perguntas básicas, porém extremamente importantes, para se fazer ao analisar este KPI.

2. Custo por Aquisição/Compra

Custo por Aquisição, também conhecido como CPA, avalia quanto foi necessário gastar para que você pudesse concretizar a venda do seu produto ou serviço.

Vamos Exemplificar!

Imagine que você tenha uma loja virtual (e-commerce) e deseja saber qual o CPA de cada um de seus produtos.

Você precisará medir as seguintes informações, custo de produção do seu produto, seu custo de marketing para divulgar, e o valor da sua venda.

Agora, vamos pensar no seguinte cenário:

  • Custo de Produção = R$2.500,00
  • Investimento em Marketing = R$500,00
  • Custo Total (Produção + Marketing) = R$3.000,00
  • Unidades Vendidas = 100

Agora, vamos fazer a seguinte conta: Custo Total dividido pela Quantidade de Vendas

Essa conta ficaria assim: (R$3.000,00)/(100) = R$30,00 por venda

Isso significa que você precisou gastar R$30,00 com produção e marketing para atribuir uma venda.

Chegamos agora a parte de analisar esse resultado.

Esse é o valor que espero gastar para realizar uma venda?

Com esse valor, é possível que meu negócio cresça de forma sustentável?

Tenho margem para investir mais em Marketing?

Tudo isso deve ser levado em consideração na hora de analisar esse KPI.

3. ROI (Return Over Investment)

Esse indicador significa retorno sobre o investimento.

Aqui vamos analisar friamente se o investimento que fazemos no nosso produto ou serviço está nos retornando (monetariamente) o que esperamos.

Vou usar o mesmo exemplo da loja virtual (e-commerce) que falei acima.

Mas agora vamos colher a informação do quanto de faturamento a venda dos cem produtos me gerou.

Vamos exemplificar que o produto acima tenha um valor de venda de R$70,00.

Como no exemplo acima conseguimos vender 100 produtos, isso significa que o faturamento foi de R$70,00 x 100 = R$7.000,00

Agora faremos a seguinte conta:

Valor Total Faturado com as Vendas dividido pelo Custo Total

Se o meu custo total, como citado acima, foi de R$3.000,00 e o faturamento com as vendas foi de R$7.000,00 temos que:

R$7.000,00 / R$3.000,00 = 2,33

Este resultado nos mostra a proporção do retorno do dinheiro que investimos.

Para cada R$1,00 investido na empresa, você conseguiu faturar R$2,33.

E aí, fez sentido pra você a explicação dos indicadores bem como os indicadores chave de performance (KPI) são importantes para as organizações?

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